Selamat Tinggal Kwitansi Kertas: Transformasi Digital Pengelolaan Kas Kecil di Era Hybrid Working

Oleh: Laurensius Reinald Diansilves Due, S.Pd., M.Pd 

Bayangkan pemandangan klasik di akhir bulan pada meja seorang sekretaris: tumpukan kertas, lem stik, gunting, dan puluhan lembar kwitansi taksi atau struk makan siang yang mulai memudar tintanya. Dengan teliti, ia menempelkan bukti transaksi satu per satu, lalu menginput angka-angka tersebut ke dalam Excel yang penuh rumus. Jika satu struk hilang, proses reimbursement bisa tertunda berminggu-minggu. 

Pemandangan ini, perlahan namun pasti, mulai menjadi sejarah. Di pusat bisnis Jakarta, terutama di kalangan startup dan korporasi modern, "ritual menempel kwitansi" mulai ditinggalkan. Kita sedang berada di tengah gelombang transformasi digital di mana pengelolaan petty cash beralih menuju aplikasi berbasis Software as a Service (SaaS). 

Efisiensi di Atas Awan (Cloud Accounting) 

Pergeseran ini bukan sekadar tren gaya hidup kantor, melainkan kebutuhan akan efisiensi. Dalam literatur akuntansi global, fenomena ini dikenal sebagai adopsi Cloud Accounting. 

Riset yang dipublikasikan dalam Procedia Economics and Finance oleh (Dimitriu & Matei, 2014), menyoroti bahwa migrasi ke akuntansi berbasis cloud memungkinkan akses data secara real-time dan mengurangi biaya operasional TI secara signifikan. Dalam konteks kesekretarisan, ini berarti seorang sekretaris dapat mengunggah bukti transaksi via ponsel, dan sistem Optical Character Recognition (OCR) akan membaca data tersebut secara otomatis, memangkas waktu input data manual hingga 50%.

Perspektif Akademis: Penguatan Pengendalian Internal 

Namun, jika dilihat dari kacamata profesor riset, nilai utama dari teknologi ini bukanlah kecepatan, melainkan Pengendalian Internal (Internal Control). Kas kecil adalah aset yang paling likuid dan rawan disalahgunakan (fraud). 

Studi nasional yang relevan dari (Gea & Putra, 2022) dalam Jurnal Riset Akuntansi dan Bisnis menegaskan bahwa penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terkomputerisasi berpengaruh positif signifikan terhadap pengendalian internal kas kecil. Metode konvensional memiliki celah "jeda waktu" (lag time) yang sering dimanfaatkan untuk manipulasi. 

Sistem berbasis aplikasi menutup celah ini melalui mekanisme: 

1. Jejak Audit Digital (Audit Trail): Setiap perubahan data terekam oleh sistem, menciptakan transparansi yang sulit dicapai oleh pembukuan manual. 

2. Validasi Otomatis: Mencegah double-entry atau klaim ganda untuk struk yang sama. 

Hal ini sejalan dengan temuan (Syahfitri et al., 2025) dalam penelitiannya mengenai digitalisasi UMKM di Indonesia, yang menyebutkan bahwa adopsi teknologi finansial secara langsung meningkatkan akurasi pelaporan dan akuntabilitas, mengurangi risiko human error yang sering terjadi pada pencatatan manual.

Evolusi Peran: Dari Administrator ke Analis 

Apakah teknologi ini ancaman bagi profesi sekretaris? Tidak. Ini adalah evolusi. Sekretaris tidak lagi dinilai dari seberapa rapi ia menggunting kertas, tetapi dari kemampuannya memverifikasi validitas transaksi digital.

 Transformasi ini membuktikan satu hal: akuntansi modern bukan lagi sekadar mencatat sejarah keuangan di atas kertas, melainkan mengelola data masa depan secara transparan. Bagi perusahaan, ini adalah efisiensi. Bagi sekretaris, ini adalah tantangan kompetensi baru. 

Selamat tinggal kwitansi kertas, selamat datang era akuntabilitas digital. 

Daftar Pustaka 

Dimitriu, O., & Matei, M. (2014). A new paradigm for accounting through cloud computing. Procedia Economics and Finance, 15, 840–846. 

Gea, O. O., & Putra, R. R. (2022). Good corporate governance terhadap kualitas laporan keuangan dengan sistem informasi akuntansi sebagai variabel moderasi. Owner: Riset Dan Jurnal Akuntansi, 6(3), 2517–2525. 

Syahfitri, R., Amrina, E., & Kamil, I. (2025). Digitalization and Sustainability Indicators for SMI Resilience in Developing Economies: A Conceptual Model from Padang City of Indonesia. Jurnal Optimasi Sistem Industri, 24(2), 367–391.